Outlookでの楽々メール管理機能

こんにちは、トリでございます。

 

毎度メーラーというとOutlook推しで恐縮なのですが、

ついつい仕事の合間に「この機能はなんだ?」と興味を持ってしまいまして^^;

 

覚えておくと便利なOutlook機能3種を今回はご紹介させて頂きます。

(Outlook 2016を例にしていますが、2010以上であれば大差はないかと思います)

 

 

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自動仕分け機能

受信したメールを自分が指定したフォルダに自動で入ってくれる機能です。

 

例えるなら、私書箱って感じですかね。

普段なら地元の郵便局に着いた郵便物を局員さんが

町内別→戸別と順番に仕分けていきますが、

いきなり着いた郵便物をAという私書箱、Bという私書箱に仕分けるイメージです。

 

ブログアフィリの始め方Lv.2で説明したように、

既に用途別にメアドを使い分けておられる方も多いと思いますが、

更にその中でも、細分化したいものってあると思うんです。

 

例えば、ASP用のメアドを作ったとします。

このままだとあらゆるASPからのお知らせメールが大量に受信トレイに届きます。

なので、これを更にA8.net専用のフォルダ、アフィリエイトB専用のフォルダ

という風に分けた方が見やすくなりますよね。

 

そんなわけで、早速手順をご紹介します。

 

1.受信トレイまたは更に細分化したいフォルダの横で右クリックします

WS000000

 

2.「フォルダーの作成」を選択します

WS000004

 

3.フォルダ名を入力します

WS000000

 

4.次に3で作成したフォルダに受信したいメールの上で右クリックします

WS000005

 

5.「ルール」をクリックします

WS000001

 

6.「次の差出人からのメッセージを常に移動する」を選択します

WS000003

 

7.先ほど3で作成したフォルダを選択します

WS000002

 

8.他にも件名別や宛先別など、自分で仕分けルールを作成することができます

WS000006

 

これで、今受信トレイにある対象メールと、

次回から届く対象メールが指定したフォルダに入るようになります。

 

 

フラグ設定

受信トレイにある「旗」のマーク、みなさんも見かけたことはあると思います。

あれは「フラグ」と呼ばれておりまして、

他のメールと区別するための目印みたいなものです。

 

たくさんの人とメールのやりとりをしているうちに、

「返信するの忘れてた!」なんてことにならないよう、

後で返信をする場合はこのフラグ機能をうまく活用してみましょう。

 

アラーム機能も併用すれば、返信漏れの可能性もグンと減るでしょう。

 

 

1.フラグを付けたいメールの右端にあるフラグ欄を右クリックするか、メールを選択した状態でリボンの「フラグの設定」をクリックします

WS000001

WS000007

 

2.メニューが表示されますので、返信する日に応じたフラグを選択しましょう

※更にここでアラームも追加しておくと、返信時間になるとポップアップで知らせてくれるので便利です

 

WS000008

 

3.アラーム設定画面で、知らせて欲しい日時を設定しておきます

WS000010

 

4.指定時間になるとポップアップウインドウで知らせてくれます

WS000000

 

5.左下のタスクアイコンをクリックすると、設定しているフラグ一覧が見れます

※拡大マークをクリックすると、画面右に常時表示がされます

 

WS000002

WS000009

 

 

分類の設定

最後にご紹介するのは、

メールのカテゴリー分けをするのに便利な「分類」機能です。

 

例えば、このメールは「サポート」に関するもの、

このメールは「イベント」に関するものなど、区別したい時に使用します。

 

分類を設定しておくと、その分類別にソートをかけることも出来ます。

 

 

1.分類を付けたいメールの右端にある「分類項目」という欄を右クリックするか、メールを選択した状態でリボンの「分類」をクリックします

WS000005

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2.メニューが表示されますので、「すべての分類項目」をクリックします

WS000002

 

3.色を選択して「名前の変更」をクリックします

WS000003

 

4.設定したい分類名をつけたら、「OK」をクリックします

WS000004

 

5.メール一覧の分類項目のところで右クリックすると、先ほど名前を設定した分類が表示されますので、該当するものを選択すれば完了です

※分類は複数選択することも可能です

※削除したい場合は、その分類を左クリックするか、右クリックで選択中の分類をクリックすれば表示が消えます

WS000000

 

 

どれも便利な機能ですので、Outlookをご使用の方は本日から早速ご活用下さいませ^^

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コメントは4件です

  1. もんふじ より:

    トリさん

    こんにちは、もんふじです。

    アフィリエイトやってるとメールは頻繁に来ますから、
    分類、整理する機能は必須ですよね。
    僕はYahoo!mailとgmailを使い分けて携帯に連携させていますが、
    ここ最近は着信アラームが鳴りまくりでうるさいですw

    応援していきます!(^^)

  2. そばぼうろ より:

    こんにちは、そぼぼうろです。

    アラーム機能があるのは知りませんでした。
    分類もこんなやりかたがあるんですね~。

    早速やってみます。

    応援しますね。

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